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媒体报道

【新浪】消除“幸福烦恼” 无限极借万户OA优化流程
发布时间:2014/3/31

    秉承独特企业文化“思利及人”,李锦记健康产品集团一直非常注重用户体验。为提升业务效率和管理水平,集团为提升消费者体验奠定基础。

    要共享也要协同

    李锦记健康产品集团隶属于香港百年民族企业李锦记集团,是一家经营中草药健康产品的大型企业,总部设在中国香港,旗下成员包括无限极中国,无限极台湾和无限极马来西亚,拥有雇员逾3000名,并在中国内地设立了36家分公司、28家服务中心、拥有近5000家专卖店。集团于1992年创立核心品牌“无限极”。

    负责IT业务的李锦记健康产品集团资讯科技部负责人郭先生介绍,无限极搭建协同办公平台的初衷,是希望通过系统实现信息共享、流程优化和效率提升,加快公司对市场的反应速度。

    事实上,早在2002年,无限极就已经引入一套OA系统,但是那套系统的功能主要在于信息共享,而不具备审批功能。但是随着业务的发展,无限极迫切需要一套系统能够帮助他们实现办公协同:首先,无限极希望改变原来通过纸质文档进行业务审批的办公模式,转而采用电子化审批;其次,现在已经进入移动互联时代,无限极希望充分利用移动互联给企业办公带来的便利;最后,无限极还希望将办公协同的范围扩大,从企业内部延伸出去,实现企业价值链上公司间的业务协同。不仅如此,无限极还希望能够借助办公协同带来内部管理的提升,进而提升消费者的体验。

    2010年,无限极开始为新的协同办公平台进行选型。无限极对当时市场主流的七八家协同办公平台供应商进行考察,最终选择了我国业界领先的协同管理软件提供商万户网络技术有限公司提供的万户ezOFFICE协同管理平台。

    郭先生介绍,无限极之所以选择万户ezOFFICE,是因为其能够满足无限极考量协同办公产品的几个关键要素:平台的开放性、流程管理的先进性、与无限极自主创新的集成平台的兼容性、多语言支持能力,以及移动智能设备的支持能力。

    此外,万户网络研发方面的高层管理者对无限极的支持也是他们选择万户产品的一个很重要因素。

    是挑战也是机会

    选型结束后,无限极却因为“幸福烦恼”而面临实施的挑战。郭先生解释说,所谓“幸福烦恼”,是因为无限极正处于成长期,组织架构和人员岗位经常改变。这些不确定性给新系统的实施带来了很大的麻烦。与此同时,当时无限极的核心业务系统SAP ERP系统的供应链??槿栽谑凳┕讨?,无疑为系统实施增添了更多的不确定性。

    此外,新系统对工作方式带来的改变也给实施工作带来了一系列挑战,比如说,如何让用户从原来松散的工作习惯切换到规范的工作习惯中来,如何满足移动互联网的快速发展催生出来的很多新的应用需求。而如何实现跨部门的业务协同,恐怕是这次无限极系统实施所面临的最大的挑战。

    但是无限极并没有气馁,而是通过系统实施把这些挑战当成是企业成长的一次机会,采用各种行之有效的管理措施来保证系统的成功实施:通过二次开发,借助权限功能强化基于角色的组织架构;要求各个部门安排部门助理专门跟进应用改进工作;分阶段推出基于PC的流程审批功能与基于移动设备的流程审批功能;在SAP ERP项目实施中提前规划好相关功能。

    为了借助新系统实现跨部门的业务协同,无限极项目管理办公室负责人专门召集相关人员来确定具体方案,在向对应流程相关部门的领导审批后将流程写入系统中。系统实施上线后,要求相关人员严格按照规定采用OA系统上运行的流程处理业务。

    此外,为了进一步保证系统的成功应用,无限极还采用了多种措施保证系统的推行:一把手挂帅,请领导带头使用;进行充分的培训,进行扫楼式的检查;进行严谨的业务场景现场测试;邀请最终用户参与用户体验的改进;延长双系统并行期,使用习惯的兼顾。

    工作流程显著优化

    郭先生介绍,当前无限极协同办公项目第一阶段的目标已经实现,无限极的业务审批方式已经从原来的纸质文档审批转为电子化审批。而且,通过项目实施过程中业务流程的梳理,现在无限极的业务流程得到了显著的规范和优化,业务处理效率显著提高。

    一个显著的案例就是,以往业务审批是通过纸质文档流转的,当成一个文档要经很多人审批,相关人员经常不知道文档审批到哪个环节了,甚至有时候文档在审批过程中丢失了。而在新的OA协同平台上,所有业务审批情况都一目了然。而且无限极还制定了一个考核指标,规定任务到达后在多少时间之内必须完成审批。而且系统还会生成一个清单,说明每个人审批业务的效率情况。

    郭先生透露,现在无限极正在加速实现协同办公项目第二、第三阶段的目标,即从基于PC时代的电子化审批向移动互联网时代的移动协同办公转变,从公司内部的协同办公向供需价值链上的公司间协同工作转变。


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